Mission de transition dans un foyer de vie : une gestion de crise résolue avec succès !

Du 1er octobre 2023 au 31 janvier 2024, un manager de transition de MCG Managers a pris les rênes d’un foyer de vie de 30 places pour une mission qui, bien que présentée comme un simple intérim administratif, s’est rapidement révélée être une véritable gestion de crise. Retour sur une mission intense qui a permis de rétablir une situation complexe tout en préparant un avenir serein pour l’établissement.

Contexte et objectifs de la mission

Un contexte inattendu

Initialement, cette mission devait combler un vide administratif entre le départ à la retraite du directeur le 30 septembre 2023 et l’arrivée d’un nouveau directeur prévue pour décembre. Cependant, dès les premiers jours de prise de poste, le manager de transition a dû faire face à une série d’événements qui ont transformé ce simple intérim en une véritable urgence.

Dès le 2 octobre, la réception d’un courrier recommandé du conseil départemental a révélé 15 non-conformités graves qui devaient être résolues sous 60 jours, sous peine de placement du foyer sous mandat. Un deuxième courrier est arrivé dès le lendemain, évoquant de nouveaux dysfonctionnements, notamment dans la gestion des médicaments. Enfin, un échange avec le commissaire aux comptes a fait émerger des manquements comptables majeurs, ajoutant à la pression déjà palpable.

Objectifs principaux

Face à cette situation de crise, le manager de transition a dû rapidement redéfinir les objectifs initiaux :

1. Conformité réglementaire : résoudre les 15 non-conformités identifiées par le conseil départemental avant le 30 novembre, tout en traitant les dysfonctionnements signalés dans la lettre anonyme.
2. Reconstitution comptable : répondre aux exigences du commissaire aux comptes, notamment en reconstituant 15 ans de comptabilité associative et en établissant les comptes combinés 2022.
3. Organisation d’élections : organiser les élections pour le comité social et économique (cse) dont le mandat arrivait à échéance le 6 décembre 2023, ainsi que mettre en place une commission cssct.
4. Préparation de la transition : structurer l’organisation pour faciliter l’arrivée du nouveau directeur, dont l’arrivée a été repoussée à fin janvier 2024.
5. Recherche d’un partenaire associatif : soutenir l’association dans la recherche d’un partenaire pour un transfert d’agrément, avec un délai fixé à six mois par le conseil départemental.

Gestion de la crise et mise en conformité

Une réaction immédiate

La réception du courrier du conseil départemental a eu un impact immédiat, transformant une mission initialement simple en une situation d’urgence. Le premier travail a été de convaincre la présidente de l’association de l’importance de cette injonction. La priorité a ensuite été de prendre des mesures immédiates, notamment la mise en place d’une délégation écrite très large pour permettre au manager de transition de mener à bien ses missions.

Structuration et réorganisation

La première étape de la mise en conformité a consisté à identifier les principales non-conformités, telles que l’absence de structuration administrative et de fonctions clairement définies, notamment en ressources humaines, ainsi que l’absence de procédures essentielles. Pour remédier à ces lacunes, une équipe de direction a été formée, composée du manager de transition, d’une adjointe à l’économat, et d’une éducatrice spécialisée faisant fonction de cheffe de service. Des fiches de poste, des délégations écrites et des avenants aux contrats de travail ont été établis pour structurer ces nouvelles fonctions.

Management de l’équipe et animation de la vie de l’établissement

Proximité et transparence

Dans ce contexte de crise, la transparence et la proximité avec les équipes ont été essentielles pour instaurer un climat de confiance. Le manager de transition a mis en place une communication immédiate et continue pour éviter les rumeurs et maintenir la motivation de l’équipe pluridisciplinaire. Des réunions régulières et une reconnaissance du travail accompli ont permis de créer un environnement de travail positif, malgré les incertitudes.

Maintien de la vie du foyer

Malgré les défis rencontrés, la vie au sein du foyer a continué de manière harmonieuse. Le manager de transition s’est assuré de maintenir un contact régulier avec les familles des résidents, notamment par des rencontres informelles les vendredis après-midi, et a soutenu l’organisation d’activités pour préserver l’ambiance chaleureuse du foyer.

Relations institutionnelles et préparation de la transition

Collaboration avec la présidente

Tout au long de la mission, le manager de transition a travaillé en étroite collaboration avec la présidente de l’association. Des rencontres hebdomadaires et des échanges fréquents ont permis de maintenir une bonne coordination entre les différentes parties prenantes. Le manager a su naviguer avec habileté entre les délégations nécessaires pour mener à bien ses missions et les validations requises pour certaines décisions stratégiques.

Préparation de la nouvelle direction

Pour faciliter l’arrivée du nouveau directeur, plusieurs actions ont été entreprises. L’équipe de direction a été solidement ancrée, un organigramme clair a été établi et présenté, et des procédures concrètes ont été mises en place pour assurer une continuité de la gestion. En parallèle, un travail de rapprochement avec une autre association a été entamé, permettant de préparer un transfert d’agrément en douceur, prévu pour courant 2025.

Bilan et retours d’expérience

 Un bilan positif

Malgré un contexte particulièrement difficile, tous les objectifs de la mission ont été atteints. Le manager de transition a su faire preuve d’adaptabilité et de réactivité, permettant non seulement de résoudre les crises immédiates, mais aussi de poser les bases d’une organisation plus solide pour l’avenir. Les impacts durables incluent une structuration renforcée et un partenariat associatif qui sécurisera l’avenir du foyer.

Leçons apprises

Cette mission a permis au manager de transition de développer une méthodologie éprouvée pour la gestion de crise, mettant en avant l’importance de la communication et de la priorisation des risques. Les enseignements tirés de cette expérience seront précieux pour les futures missions, avec un accent particulier sur la nécessité de clarifier les délégations et d’établir un climat de confiance dès le début de la mission.

Soutien et collaboration avec Mcg Manager

Le soutien régulier du manager encadrant de MCG Managers a été un atout majeur tout au long de la mission. Des échanges réguliers, ainsi que des visites sur place, ont permis de maintenir une dynamique positive et de trouver des solutions adaptées aux défis rencontrés. La méthodologie structurée de MCG Managers a également facilité le suivi de la mission et la communication avec le client, permettant d’atteindre les objectifs fixés.