Structurer et organiser la direction administration et finance d’une association médico-sociale

Un acteur de l’économie sociale et solidaire a pour mission d’accompagner les personnes en situation de fragilité en leur proposant un accompagnement global, personnalisé et adapté en fonction de leur situation.

Le siège social est structuré en 5 grands pôles d’activités et ses fonctions supports sont pilotées par la direction générale sous l’autorité du Conseil d’administration :

• Direction Ressources Humaines,
• Direction Administrative et Financière,
• Responsable Logistique,
• Responsable Développement et Innovation,
• Responsable Communication et Vie Associative.

Depuis quelques mois, le service Administration et Finance rencontre des difficultés. En effet, la Directrice Administrative et Financière a été en arrêt maladie de longue durée et plusieurs postes sont vacants ou fragilisés par des départs et un licenciement.

Le service n’est plus en mesure d’assurer les missions confiées, ce qui met en péril la gestion courante et le pilotage des opérations spécifiques comme la clôture annuelle des comptes.

La criticité de la situation ne permet pas à la direction générale d’avoir une vision globale des coûts de chaque service et activité de l’association. De plus, elle ne dispose pas d’outils de pilotage, d’un suivi budgétaire et de reporting régulier.

Dans ce contexte où les difficultés organisationnelles s’accumulent, la Direction Générale repense la structuration des pôles et des fonctions supports en créant des directions opérationnelles en charge des cinq grands secteurs d’activités de l’Association.

Pour rendre efficiente cette nouvelle organisation, les directions opérationnelles doivent disposer d’outils de suivi et d’analyse économique afin de piloter leur activité. La Direction Générale doit pouvoir s’assurer du respect des trajectoires budgétaires confiées à ces directeurs. Il est donc nécessaire de réfléchir à l’alignement des outils et procédures comptables sur la stratégie de l’association. C’est pourquoi, la structure a souhaité avoir recours au management de transition.

manager de transition en direction administration et financière

Intégré à la direction générale de l’association, Christophe, manager de transition, a accompagné les équipes en place ainsi que piloté et structuré les activités autour de 3 axes majeurs :

• Définir une organisation pérenne afin d’aborder sereinement les projets à venir (acquisitions, constructions, installation d’un nouveau siège, …),
• Clarifier les missions et périmètres de chacun des professionnels comptables, financiers, RH,
• Aligner l’organisation et le reporting sur la structuration.

réussite de la mission de management de transition

La mission de management de transition a débuté par la réalisation d’un diagnostic opérationnel, afin d’apporter un éclairage précis sur l’état de situation de l’association. A la suite, des préconisations ont été émises avec la proposition d’un plan d’action à mettre en œuvre par le manager de transition.

Dans un contexte inédit du confinement, cette mission aura permis de remplir les obligation légales et règlementaires de l’association par la production des comptes annuels et d’initier les méthodes et procédures qui pourront être enrichies par l’équipe comptable et financière.

Compte tenu des enjeux à venir et des besoins encore importants de structuration de la comptabilité et du contrôle de gestion, MCG Managers a conseillé l’intégration d’un Directeur Administration et Finance pour apporter un appui quotidien aux opérations courantes et piloter économiquement les activités de l’association.