Comment un Manager de Transition MCG a permis de stabiliser un établissement médico-social en Île-de-France

Contexte de la Mission du manager de transition

Un établissement médico-social important en Île-de-France se retrouve sans direction, en raison de l’absence prolongée de la directrice pour raisons de santé. L’établissement, fait partie d’une fondation œuvrant dans la protection de l’enfance et comprend plusieurs dispositifs : une Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS), un Service de Placement à Domicile (SPAD) et un Service de Semi-Autonomie (SSA). Dans ce contexte, le recours à un manager de transition s’avère nécessaire pour assurer la continuité des activités et initier de nouveaux projets, en dépit des contraintes budgétaires et des défis liés au recrutement.

Objectifs de la mission

La mission s’articule autour de plusieurs objectifs stratégiques :

1. Assurer la continuité opérationnelle : Maintenir les services actifs et opérationnels malgré l’absence de direction.
2. Renforcer la cohésion de l’équipe : Encadrer et soutenir l’équipe pluridisciplinaire pour garantir la qualité des services.
3. Développer de nouveaux projets : Lancer des initiatives telles que le Service d’Accueil d’Urgence (SAU) et un service pour les Tiers Dignes de Confiance.
4. Implémenter des outils innovants : Mettre en place un Document Usager Informatisé (DUI) pour améliorer la gestion des dossiers.

Déroulement de la mission

Analyse Initiale et mesures immédiates

Dès son arrivée, le manager de transition a réalisé un rapport d’étonnement, incluant une analyse SWOT des forces et faiblesses de l’établissement. Cette démarche a permis de clarifier les enjeux et de définir les priorités immédiates. Les premières actions comprenaient une série de réunions avec la direction générale et les chefs de service pour aligner la stratégie sur les besoins opérationnels.

Actions clés mises en place :

• Rencontres avec les équipes pour évaluer les processus en cours et identifier les points de blocage.
• Élaboration d’un plan d’action concret, incluant la révision des indicateurs de performance (taux d’occupation, suivi des RH, facturation).
• Organisation de réunions de coordination régulières, favorisant la transparence et le suivi des projets.

Management et animation d’équipe

La gestion d’une équipe pluridisciplinaire est complexe, en particulier dans un contexte de transition. Le manager a choisi une approche collaborative, en mettant en place une communication structurée et régulière :

• Réunions bi-mensuelles avec les cadres, focalisées sur le suivi des indicateurs de gestion et l’avancement des projets.
• Réunions trimestrielles élargies, permettant d’intégrer les chefs de service et les psychologues, afin de renforcer la cohésion d’équipe et clarifier les attentes.
• Visites sur site dès le début de la mission, facilitant le dialogue direct avec les équipes et l’explication des objectifs de la mission.

Ces initiatives ont permis de renforcer la motivation des collaborateurs et d’assurer une implication accrue dans la réalisation des objectifs.

Gestion de projet et innovation

Le volet innovation a occupé une place centrale dans cette mission, avec la mise en œuvre du Document Usager Informatisé (DUI). Cet outil a été introduit pour centraliser les données des usagers, facilitant ainsi la coordination entre les différents services.

Étapes de mise en œuvre :

1. Import des données existantes dans le nouveau système.
2. Formation des équipes sur l’utilisation de l’outil, assurant une transition fluide et minimisant les résistances au changement.
3. Suivi et ajustements réguliers, garantissant l’optimisation du processus.

En parallèle, le manager a piloté le lancement de deux nouveaux services : le Service d’Accueil d’Urgence (SAU) et le service des Tiers Dignes de Confiance. Cela comprenait le recrutement du personnel, la rédaction des documents opérationnels, et la planification détaillée des ouvertures.

Collaboration institutionnelle

Une étroite collaboration avec la gouvernance de l’association a été maintenue tout au long de la mission. Le manager a instauré des points mensuels avec le Directeur Général, permettant un suivi précis des avancées et une validation des décisions stratégiques. Un reporting structuré a été mis en place, incluant une synthèse des réalisations et des problématiques rencontrées.

Cette approche a facilité l’alignement entre les objectifs stratégiques de l’association et les actions opérationnelles, renforçant ainsi la cohérence et l’efficacité de la mission.

Préparation de la Transition et Passation

L’un des aspects clés du succès de cette mission a été la préparation minutieuse du retour de la direction. Pour assurer une transition harmonieuse :

• Un rapport détaillé a été rédigé, incluant un bilan des actions menées et une synthèse des livrables.
• Une réunion de passation a été organisée entre le manager de transition et la directrice de retour, permettant une revue complète des dossiers en cours.
• Un bilan collectif avec l’équipe cadre a permis de clarifier les résultats obtenus et d’assurer la continuité des projets.

Bilan de la mission

Le bilan de cette mission est largement positif. Les objectifs révisés ont été atteints, avec des impacts durables pour l’établissement. La mise en place d’un suivi rigoureux des projets médico-sociaux et l’instauration d’une culture de suivi des indicateurs ont contribué à une gestion plus structurée et proactive.

Impacts durables :

• Stabilisation des services existants, notamment à Bobigny, et ouverture réussie des nouveaux dispositifs (SAU, TDC).
• Amélioration des compétences des équipes, avec un suivi renforcé des parcours d’intégration pour les nouveaux employés.
• Optimisation de la prise de décision stratégique, grâce à l’utilisation d’outils structurants tels que l’analyse SWOT et le diagramme de Gantt.

Retours d’Expérience

Cette mission a permis de tirer plusieurs leçons importantes pour le management de transition :

• Comprendre les besoins spécifiques de l’organisation est crucial pour adapter les actions et atteindre les objectifs fixés.
• Utiliser des outils structurants facilite la gestion et permet une réflexion stratégique efficace.
• Maintenir une collaboration étroite avec la gouvernance et les équipes sur le terrain est essentiel pour garantir le succès de la mission.

En résumé, cette étude de cas illustre une mission de management de transition réussie, marquée par une approche méthodique et une capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de l’organisation. Les résultats obtenus témoignent de l’efficacité d’un leadership temporaire bien structuré et de l’impact positif que peut avoir une intervention de ce type sur le développement organisationnel.

Pour en savoir plus sur nos services de management de transition et discuter de vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter.

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